Los diferentes tipos de indicadores son
necesarios. Pero como podréis comprobar en la mayoría de vuestras
organizaciones son el resultado de los indicadores de gestión. Así que
estaremos obligados a identificar y/o definir indicadores de gestión si
realmente nuestra intención es administrar eficazmente y eficientemente los
mismos:
Para poder interpretar
lo que está ocurriendo
Para tomar medidas
cuando las variables se salen de los límites establecidos
Para definir la
necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus
consecuencias en el menor tiempo posible.
Una organización se plantea por lo tanto la necesidad de definir
indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:
¿Que debemos medir?
¿Donde es conveniente medir?
¿Cuando hay que medir? ¿En qué
momento o con qué frecuencia?
¿Quién debe medir?
¿Cómo se debe medir?
¿Cómo se van a difundir los
resultados?
¿Quién y con qué frecuencia se
va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?
QUE MEDIR
Es evidente que respondiendo a esta cuestión, las demás se
contestan cuasi solas. También es evidente que estamos rodeados de infinidad de
métodos y formas, mas o menos ortodoxas para abordar esta cuestión. Pero una vez
mas una organización debe elegir entre los métodos estructurados y un tanto
complejos que propugnan las diferentes escuelas, llámense cuadros de mando
integral, paneles de mando, etc o recurrir a ese sentido común que tan
poco se utiliza.
Es evidente que uno debe medir todo lo relacionado con el mercado,
con los clientes, la tecnología y su gestión interna; formación, crecimiento,
estrategia, gestión económica, comportamiento financiero, etc.
Pero si tenemos en cuenta que hemos apostado por una gestión de
procesos o por procesos. Es mas que evidente que todos los factores de gestión
implicados en una empresa u organización estarán administrados por sus
correspondientes procesos. Si esto no es así es que hemos detectado una
debilidad y por lo tanto una oportunidad de mejora.
Nuestra primera prioridad es
identificar todos los indicadores y relacionarlos con los procesos de
gestión. Cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el sentido de
desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o dar de
baja lo innecesario. Luego estaremos obligados a identificar y/o implantar
esos indicadores de gestión que son o serán los principales artífices del
pilotaje de los procesos.
Una vez definidos los diferentes tipos indicadores, se recomienda
no mas de cinco indicadores por cada proceso. Entre estos deberá de existir por
lo menos un indicador de gestión, donde la primera labor a realizar con los
citados indicadores consiste en :
Concretar los objetivos de los
indicadores de modo que estos sean coherentes con los Objetivos Estratégicos.
Establecer la periodicidad de
su medición para garantizar la efectividad del enfoque y que el despliegue se
esta llevando a cabo.
En aquellos que proceda
establecer comparaciones y relacionarlos con actividades de benchmarking y/o
actividades de aprendizaje y/o actividades de reingeniería..
Guardar por lo menos los datos
de los cinco últimos años para poder evidenciar las tendencias de los mismos.
Establecer un panel de
indicadores estratégicos y establecer prioridades. Es mas que evidente que si
estamos hablando de procesos, tenemos o tendremos que identificar los
procesos claves. El panel de indicadores tendrá exclusivamente los
indicadores significativos de estos procesos. Es decir tendrán que ser pocos
y dar una visión global y operativa de la gestión empresarial.
Este panel de indicadores será
utilizado en todas aquellas reuniones operativas que se consideren oportunas
con el objetivo de establecer y planificar mejoras con sus correspondientes
ciclos PDCA. El resto de indicadores serán utilizados por los miembros de los
equipos a un segundo nivel.
